Enregistrement en ligne de toutes les formations dans le « Federal Learning Account »

Par  RUIJTEN Marijne - Legal Advisor (Knowledge), le 2 Avril 2024

Les employeurs devront bientôt enregistrer toutes les formations formelles et informelles de leurs travailleurs dans un nouvel outil en ligne appelé « Federal Learning Account ».

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La loi du 3 octobre 2022 portant des dispositions diverses relatives au travail (aussi appelée « deal pour l’emploi ») prévoit un droit individuel à la formation. Chaque travailleur occupé à temps plein pourra prétendre à au moins 5 jours de formation par an à partir de 2024. La loi prévoit également l’obligation d’établir un plan de formation annuel pour tous les travailleurs. Ces obligations s’appliquent aux entreprises d’au moins 20 travailleurs. Les entreprises comptant au moins 10 et moins de 20 travailleurs ne doivent assurer en moyenne qu’une journée de formation par travailleur à temps plein et par an, sans devoir établir de plan de formation.

Dans les entreprises d’au moins 20 travailleurs, le droit individuel à la formation se concrétise de deux manières : soit par une CCT sectorielle (déposée au greffe au plus tard le 30 septembre 2023), soit par l’octroi de jours de formation via le compte individuel de formation. Ce compte individuel de formation doit être tenu par l’employeur dans le dossier personnel de chaque travailleur, sous format papier ou électronique. Dès lors qu’un travailleur suit une formation, les jours de formation pris doivent y être consignés le plus rapidement possible.

Le gouvernement souhaite mettre en place une application en ligne, le Federal Learning Account (FLA) pour remplacer le compte individuel de formation. C'est une banque de données contenant toutes les données qui sont pertinentes pour répertorier et gérer le droit individuel à la formation.

1. Objectif du Federal Learning Account

Il est important que les travailleurs puissent acquérir des compétences et les améliorer tout au long de leur carrière afin de réduire le déficit de compétences . En effet, des aptitudes professionnelles à jour et de meilleure qualité offrent davantage d’opportunités. Les travailleurs peuvent ainsi être actifs plus longtemps sur un marché du travail en perpétuelle évolution et exercer des tâches différentes ou multiples auprès d’un même employeur. L’important n’est pas seulement de créer des opportunités de formation, mais aussi d’enregistrer (en ligne) les cours suivis. De cette façon, le suivi des formations et la gestion des droits à la formation seront plus simples et plus transparents. Le gouvernement souhaite rendre cela possible en créant une base de données numérique reprenant le compte de formation individuel de chaque salarié actif sur le marché du travail belge.

2. Quelles données sont enregistrées dans le Federal Learning Account?

En plus de certaines informations pour identifier le travailleur, le Federal Learning Account reprendra les informations suivantes :

• le nombre total de jours de formation auxquels un travailleur a droit au cours d’une année donnée (comprenant à la fois le droit individuel à la formation et les éventuels droits sectoriels à la formation obtenus en vertu d’une CCT sectorielle) ;
  • L'employeur doit indiquer ce droit individuel à la formation pour chaque travailleur. Si ce n'est pas le cas, Sigedis complétera les droits pour 2024 une fois en décembre 2024. Ensuite, cela sera fait chaque année au 1er janvier pour l'année suivante. 
• le nombre de jours de formation suivis et le type de formations ;
• le crédit de formation en cours.

Selon la loi, tant les formations formelles qu’informelles liées à l’emploi ou à la fonction sont concernées.

L’employeur - ou son représentant - doit donc respecter une obligation administrative supplémentaire. En effet, la formation suivie, les caractéristiques de base associées à la formation (comme les dates de début ou de fin, la nature, le résultat et, éventuellement, le financement) et le nombre de jours de formation associés doivent être enregistrés chaque trimestre civil et au plus tard dans le mois qui suit la fin du trimestre.

À partir du lancement de la version officielle du FLA, un délai de six mois est toutefois prévu pour enregistrer toutes les données relatives aux travailleurs déjà en service.

Le travailleur enregistré pourra accéder au FLA par voie électronique à l’adresse suivante : www.mycareer.be.

3. Qui doit enregistrer ces données ?

L’enregistrement des formations suivies deviendra obligatoire pour tous les employeurs relevant du champ d’application de la loi du 5 décembre 1968, même lorsqu'il n'existe pas un droit individuel à la formation pour les travailleurs. En principe, cette loi ne s’applique qu’aux employeurs du secteur privé, et pas aux employeurs du secteur public. Il existe toutefois quelques exceptions à cette règle. 

4. Contrôle et accès

Outre le travailleur et l’employeur, d’autres acteurs auront accès aux données enregistrées dans ce compte, notamment ceux actifs dans le domaine de la formation professionnelle, comme l’IFAPME, le VDAB, le Forem, ACTIRIS, etc.

L’accès sera également accordé aux personnes ou organismes qui ont besoin de ces données pour mener des recherches scientifiques ou statistiques, à condition que les données soient absolument nécessaires pour mener à bien leurs recherches.

Enfin, l’autorité pourra consulter le compte, ce qui permettra aux inspecteurs sociaux de contrôler le respect de cette réglementation. Les inspecteurs disposeront en outre d’un certain nombre de pouvoirs prévus par le Code pénal social pour exercer ces contrôles. L’accès aux fonds de formation sectoriels et aux fonds de sécurité d’existence sera également accordé pour contrôler les droits sectoriels à la formation.

Les employeurs qui ne se conforment pas à leurs obligations pourront être inscrits sur une liste de type « naming and shaming » publié sur le site du SPF ETCS. Ils disposeront alors d’un délai de 30 jours pour se mettre en règle et ainsi disparaître de cette liste. Une fois par trimestre, cette liste sera également transmise au CNT et aux (sous) -commissions paritaires afin d’en discuter et de remédier aux éventuels manquements des employeurs.

5. Entrée en vigueur

Cette réglementation entrera en vigueur le 1er avril 2024. À cette date, une première version du FLA sera disponible ainsi que toutes les informations sur l'utilisation de l'application. Pour les mois d'avril et de mai, les employeurs n'ont pas encore d'obligations. Comme l'application connaît probablement encore quelques maladies de jeunesse, nous recommandons de vous familiariser avec le système pendant cette période et de ne pas enregistrer de données pour l'instant.

À partir du 1er juin 2024, la version officielle du FLA sera mise en production. A partir de cette date, la période de 6 mois commence à courir pour enregistrer toutes les données relatives aux formations suivies du 1er janvier 2024 au 30 septembre 2024 pour les travailleurs déjà en service. Au plus tard le 30 novembre 2024, ces données doivent donc être enregistrées. Le quatrième trimestre de 2024 (du 1er octobre au 31 décembre) doit être enregistré au plus tard le 31 janvier 2025.

Source : Loi du 20 octobre 2023 relative à la création et la gestion du "Federal Learning Account".